臺政辦〔2016〕21號關(guān)于印發(fā)臺前縣人民政府辦公室檔案管理制度的通知  

各鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）人民政府，縣產(chǎn)業(yè)集聚區(qū)管委會，縣人民政府各部門：

《臺前縣人民政府辦公室檔案管理制度》已經(jīng)縣政府同意，現(xiàn)予印發(fā)，請遵照執(zhí)行。

2016年4月6日

臺前縣人民政府辦公室檔案管理制度

為進一步加強檔案管理，根據(jù)《檔案法》及有關(guān)規(guī)定，結(jié)合工作實際，制定本制度。

一、歸檔范圍

（一）縣政府及辦公室文件。

（二）下列會議形成的文件資料：

1．縣政府黨組會議； 

2．縣政府全體會議、縣政府常務(wù)會議、縣長專題會議、縣長辦公會議；

3．縣政府辦公室黨組會議；

4．主任辦公會議。

（七）縣政府綜合性會議、專項工作會議及重要活動等音像資料。

（八）縣政府簽訂的協(xié)議等其他重要材料。

二、檔案整理

歸檔資料收集齊全后，劃定保管期限。要做到公文排列有序，裱糊整潔，標明張數(shù)，沒有金屬物。

（一）檔案資料要根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值，按照一事一卷的原則進行立卷。

（二）案卷標題要準確反映卷內(nèi)文件內(nèi)容。

（三）案卷封面項目內(nèi)容可以打印，也可用鋼筆（碳素墨水、藍黑墨水）、毛筆抄寫，字跡要端正、清楚。

（四）立好的案卷以年度為單位分期限編制案卷目錄和分類索引。

（五）案卷按保管期限裝入卷盒存放，卷內(nèi)附整理情況說明。

（六）錄音帶、錄像帶和照片（含膠片或數(shù)碼底片）等按類別和時間排列存放。

三、檔案利用

（一）本單位查閱

因工作需要，本單位工作人員可以查閱檔案。

1．查閱一般檔案須經(jīng)管理人員批準并辦理相關(guān)手續(xù)。錄音帶、錄像帶、照片（含膠片或數(shù)碼底片）一般不提供利用，確需使用，須報分管檔案工作的副主任批準。

2. 查閱涉密檔案須報主任批準，禁止復(fù)制。

（二）外單位查閱

本機關(guān)檔案一般不對外提供利用，確需查閱的，須履行以下審批手續(xù)。

1．查閱一般檔案者須持單位介紹信，并說明檔案的作者、時間、內(nèi)容及利用目的和利用方法。

2．編輯出版《臺前年鑒》等需查閱檔案的，須經(jīng)分管檔案工作的副主任批準。

3．查閱縣本級會議紀要、合同、協(xié)議，須報主任批準。

（三）本單位借閱

1．辦公室工作人員借閱檔案不得轉(zhuǎn)借、涂改、圈劃、拆分和損壞。

2．借閱檔案須妥善保管，如有遺失及時向檔案管理人員報告，同時將有關(guān)情況書面報分管檔案工作的副主任；丟失重要檔案的，報主任，并將處置結(jié)果送檔案管理人員。

3．借閱檔案時間一般不超過一周。借閱者應(yīng)及時歸還，對到期未還的，檔案管理人員及時催還。逾期利用須辦理續(xù)借手續(xù)。

4．歸還檔案時要當面清點、注銷借條，及時放回原處。

四、檔案保管

（一）檔案須按保管期限和載體類型分庫存放，檔案柜要按順序整齊排列，定期檢查、維護。

（二）保管期滿的檔案，要進行鑒定，提出存毀的意見。

（三）檔案庫房是機要重地，非檔案室工作人員未經(jīng)許可不準入內(nèi)。

（四）檔案庫房內(nèi)應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施，禁止存放易燃、易爆、易生蟲、易發(fā)霉物品，嚴禁煙火，確保檔案安全。

（五）每年對全部檔案逐卷檢查一次，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。

五、檔案保密

（一）檔案工作人員要嚴格遵守國家保密法律、法規(guī)和有關(guān)規(guī)定，強化保密觀念，嚴守國家秘密。

（二）發(fā)現(xiàn)失密、泄密現(xiàn)象，應(yīng)立即向上級報告，并及時采取補救措施。對嚴重泄露黨和國家秘密的事件，依法嚴肅處理。

六、檔案移交

（一）辦公室內(nèi)部檔案移交

每年年底有關(guān)股室將本年度需要歸檔的文件資料移交檔案管理人員。文件資料歸檔要有交接手續(xù)，嚴格審查把關(guān)，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。因特殊情況不能按規(guī)定期限歸檔的，經(jīng)分管檔案工作的副主任同意，可延長期限。

（二）辦公室向縣檔案局移交

檔案管理人員按規(guī)定向縣檔案局移交檔案。移交檔案要有審批手續(xù)，經(jīng)分管檔案工作的副主任批準，方可移交。檔案移交應(yīng)有準確、全面的記載。