臺(tái)政辦〔2016〕14號(hào)關(guān)于印發(fā)臺(tái)前縣人民政府辦公室機(jī)要文件管理制度的通知

各鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）人民政府，縣產(chǎn)業(yè)集聚區(qū)管委會(huì)，縣人民政府各部門(mén)：

《臺(tái)前縣人民政府辦公室機(jī)要文件管理制度》已經(jīng)縣政府同意，現(xiàn)印發(fā)給你們，請(qǐng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行。

2016年3月23日

臺(tái)前縣人民政府辦公室機(jī)要文件管理制度

為進(jìn)一步加強(qiáng)機(jī)要文件管理，參照《濮陽(yáng)市人民政府辦公室機(jī)要文件管理制度》，結(jié)合工作實(shí)際，制定本制度。

一、范圍

機(jī)要文件是指由縣政府辦公室機(jī)要人員送領(lǐng)導(dǎo)閱知和批辦的公文、資料及刊物。包括中共中央、國(guó)務(wù)院、中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳、省委、省政府、省委辦公廳、省政府辦公廳、市委、市政府、市委辦公室、市政府辦公室、市政府金融辦、市政府法制辦等印發(fā)的文件、資料、刊物。

二、辦理程序

機(jī)要文件的辦理包括簽收登記、承辦、傳閱和催辦、借閱、保管和歸檔、清退和銷(xiāo)毀環(huán)節(jié)。

（一）簽收登記

1．對(duì)收到的機(jī)要文件首先檢查文件袋有無(wú)破損，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)查明原因。如無(wú)破損，及時(shí)拆封，逐件清點(diǎn)文件份數(shù)，檢查編號(hào)，核對(duì)無(wú)誤后簽字。

2．機(jī)要文件簽收后應(yīng)詳細(xì)登記文件編號(hào)、來(lái)文單位、文號(hào)、密級(jí)、份數(shù)、標(biāo)題、收文時(shí)間、分發(fā)范圍及份數(shù)等主要信息。

（二）承辦

1．簽收登記后的機(jī)要文件，要及時(shí)加《臺(tái)前縣人民政府機(jī)要文件處理箋》，一文一箋，呈辦公室主任簽批。

2．根據(jù)主任意見(jiàn)，及時(shí)呈相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批，并詳細(xì)記錄每份文件的去向和送閱時(shí)間，絕密級(jí)文件應(yīng)當(dāng)在符合保密要求的場(chǎng)所，由機(jī)要人員徑送領(lǐng)導(dǎo)同志閱批，并及時(shí)收回，不得在機(jī)要室之外滯留過(guò)夜。

3．黨委機(jī)要文件及屬于全局性的政府機(jī)要文件采用傳閱形式，呈縣長(zhǎng)、副縣長(zhǎng)、辦公室主任、辦公室副主任閱。屬于專(zhuān)業(yè)性的政府機(jī)要文件，呈分管相關(guān)工作的縣政府領(lǐng)導(dǎo)同志閱示。

（三）傳閱和催辦

1．嚴(yán)格控制機(jī)要文件的傳閱范圍和傳閱周期。文件的傳閱要按照辦公室主任簽批意見(jiàn)或有關(guān)規(guī)定進(jìn)行，不得擅自擴(kuò)大或縮小傳閱范圍。機(jī)要人員傳閱文件要及時(shí)、準(zhǔn)確，不得漏傳、誤傳。隨時(shí)掌握機(jī)要文件的傳閱去向和進(jìn)度，及時(shí)查看，并提醒領(lǐng)導(dǎo)閱文。

2．根據(jù)辦公室主任簽批意見(jiàn)，機(jī)要人員將機(jī)要文件及時(shí)送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)傳閱。領(lǐng)導(dǎo)同志閱批后由機(jī)要人員及時(shí)收回，經(jīng)檢查無(wú)誤后依次傳閱，或依據(jù)簽批意見(jiàn)進(jìn)一步辦理。

3．領(lǐng)導(dǎo)同志在機(jī)要文件上作出批示，需有關(guān)單位辦理的，機(jī)要室將領(lǐng)導(dǎo)批示同公文原件復(fù)印后通知有關(guān)機(jī)要人員登記領(lǐng)取。復(fù)印件視同原件管理，原件留存歸檔。涉及機(jī)密、絕密級(jí)的公文，不準(zhǔn)復(fù)印，通知有關(guān)單位負(fù)責(zé)人到機(jī)要室閱文。

4．機(jī)要室要及時(shí)準(zhǔn)確落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)批示，掌握機(jī)要文件的批辦情況，督促承辦單位按期辦結(jié)。

（四）借閱

1．借閱一般機(jī)要文件，須經(jīng)分管機(jī)要工作的副主任同意，并履行借閱手續(xù)。借閱涉密文件，須經(jīng)辦公室主任同意，履行借閱手續(xù)后，在機(jī)要室內(nèi)閱文。

2．借閱機(jī)要文件，要在借閱登記本上詳細(xì)登記借出時(shí)間、文號(hào)、文件標(biāo)題、文件編號(hào)、份數(shù)、用途、借閱人姓名及單位。

3．借閱文件的單位，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，妥善保管，確保安全。不得私自復(fù)印、翻印、隨意摘抄文件內(nèi)容，不得在文件上涂改、勾畫(huà)，保證文件整潔完整無(wú)缺。

4．歸還機(jī)要文件時(shí)，機(jī)要人員要認(rèn)真檢查核對(duì)，經(jīng)雙方確認(rèn)無(wú)誤后，在借閱登記本上登記歸還時(shí)間。

5．組織閱讀、傳達(dá)或者以其他方式使用機(jī)要文件，應(yīng)當(dāng)在符合安全保密要求的場(chǎng)所進(jìn)行，并嚴(yán)格限定知悉范圍。

（五）保管和歸檔

1．機(jī)要文件應(yīng)當(dāng)存放在符合安全保密要求的文件柜中。做到公文入柜、出門(mén)落鎖。不允許無(wú)關(guān)人員單獨(dú)滯留機(jī)要室。

2．每年留存一套完整機(jī)要文件，與領(lǐng)導(dǎo)閱畢的文件一起，在每年年底整理歸檔，按程序移交檔案室。

（六）清退和銷(xiāo)毀

1．分發(fā)到縣直部門(mén)的機(jī)要文件，每年年底全部清退，逐份清點(diǎn)，認(rèn)真核對(duì)，確保文件不丟失、不漏退。

2．任何個(gè)人、股室不得私自銷(xiāo)毀、留存涉密機(jī)要文件。

3．需要銷(xiāo)毀的機(jī)要文件，按照規(guī)定，履行清點(diǎn)、登記手續(xù)，統(tǒng)一封存，經(jīng)分管機(jī)要工作的副主任審核批準(zhǔn)后，定期送保密局統(tǒng)一銷(xiāo)毀。

三、管理及保密責(zé)任

機(jī)要室是縣政府機(jī)要文件管理的責(zé)任單位，承擔(dān)機(jī)要文件的具體管理工作。

機(jī)要室是重點(diǎn)涉密部位，機(jī)要文件是重要涉密載體。機(jī)要人員要嚴(yán)格遵守保密法律、法規(guī)、規(guī)定、制度和保密紀(jì)律，增強(qiáng)保密觀念，提高保密防護(hù)技能，防止失泄密事件的發(fā)生。

機(jī)要文件使用和管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守有關(guān)保密規(guī)定。不得在無(wú)保密措施的電話中交談機(jī)要文件內(nèi)容；不得在親屬、朋友和其他無(wú)關(guān)人員面前談?wù)摍C(jī)要文件內(nèi)容；不得在無(wú)保密措施的設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)上復(fù)印、傳輸、處理機(jī)要文件；不得攜帶機(jī)要文件前往與工作無(wú)關(guān)的場(chǎng)所。

縣政府和辦公室領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員離崗、離職前，要將使用和保管的機(jī)要文件全部退回機(jī)要室。

縣政府辦公室對(duì)機(jī)要文件管理定期自查，主動(dòng)配合有關(guān)部門(mén)開(kāi)展機(jī)要文件安全保密檢查。對(duì)違反規(guī)定、情節(jié)輕微的，給予批評(píng)教育，責(zé)令限期整改；情節(jié)嚴(yán)重的，依法依紀(jì)追究責(zé)任。